제9장 공유와 일정관리

시간을 관리하지 못하는 조직은 성장하지 않는다

 

시간의 중요성은 말하지 않아도 누구나 알고 있다. 개인이든 조직이든, 시간은 곧 자산이며, 이를 어떻게 관리하느냐에 따라 성과와 신뢰가 결정된다.

많은 사람들이 다이어리를 활용해 시간 관리를 시도한다. 그러나 실제로는 3개월도 채 가지 못하고 중단되는 경우가 많다. 필자 또한 그 중 한 명이다. 다이어리를 쓰지 않는 이유는 간단하다. 잊어버리기 때문이다. 더 정확히 말하면, 다이어리는 단방향 기록 도구일 뿐, 알림과 연동 기능이 없기 때문이다.

 

최근 다양한 웹 기반 일정관리 도구들이 등장하며 이 문제는 어느 정도 해결되었다. 구글, 네이버, 다음 등 주요 포털에서 제공하는 웹 캘린더는 컴퓨터와 스마트폰 간 ‘싱크(Sync)’ 기능을 통해 일정을 실시간으로 연동시킬 수 있다. 특히 마이크로소프트의 아웃룩(Outlook)과 연동되는 일정관리 앱은 비즈니스 현장에서 강력한 도구로 자리 잡고 있다.

 

중요한 것은 기술의 존재가 아니라, 그것을 ‘배우고 익히려는 태도’이다. 기술을 모르기 때문에 여전히 종이 다이어리에 의존하고, 결국 중요한 일정을 놓치게 된다. 일정 하나가 빠졌을 뿐인데, 회의가 연기되고, 업무가 지연되며, 기관의 신뢰가 흔들릴 수 있다. 이처럼 작은 관리 소홀 하나가 전체 조직에 미치는 영향은 결코 작지 않다.

 

또한 일정은 혼자만의 것이 아니다. 일정은 공유되어야 한다. 팀원 간 일정 공유가 가능한 시스템을 통해 서로의 스케줄을 파악하고, 협업을 원활히 이끌어내는 것은 조직의 필수 역량이다. 과거 '트윈캠프(TwinCamp)'와 같은 팀 기반 일정관리 툴을 사용했을 때, 일정 하나하나를 확인하고 공유하며 ‘눈빛만 봐도 안다’는 팀워크를 경험한 바 있다. 이것이 진정한 협업이며, 단순한 간섭이 아닌 전략적 ‘연계’다.

기관의 구성원이라면 꼭 인지해야 할 것이 있다. 개인이 개발하거나 실행한 업무 기획, 개선안, 시도들은 기관의 자산이라는 점이다. 그러나 많은 경우 이를 ‘노하우’라는 이름으로 본인의 경험 안에만 가둬두고, 공유하지 않는다. 더 심각한 것은 공유할 의지가 있더라도, 이를 받아들이고 보관하는 시스템이 기관에 마련되어 있지 않다는 점이다.

기관은 지속 가능한 발전을 위해 다음의 세 가지를 시스템화해야 한다:

 

1. 지속적 기록: 개인의 시도와 개선사항은 반드시 문서화되어야 한다.

2. 공유 플랫폼: 기록된 자료는 팀, 부서, 기관 전체가 열람할 수 있도록 체계화되어야 한다.

3. 공동 자산화: 개인의 실천이 기관의 자산으로 전환되도록 평가 및 보상 구조가 필요하다.

 

업무를 가장 잘 아는 사람이 퇴사한 이후, 그 빈자리를 채우기 위해 몇 달을 허비하는 상황은 이제 막아야 한다. 언제까지나 신입만 존재하는 조직은 성장할 수 없다. 기록하고, 연구하고, 공유하라. 이것이 바로 우리가 기관에서 존재하는 이유이며, 월급을 받는 정당한 근거가 되는 것이다.

지식은 숨기는 것이 아니라 남기는 것이다. 남긴 지식은 언젠가 동료를 돕고, 후배를 살리며, 기관을 살릴 것이다.